Skip to main content

Klauzula apostille, czyli o stwierdzeniu autentyczności dokumentu

Profile picture for user Angelina Sielewicz
klauzula apostille

Na mocy konwencji haskiej z 5 października 1961 roku 117 krajów uznaje regulacje dotyczące apostille. W pozostałych dokumenty muszą zostać zalegalizowane, aby móc się nimi posługiwać. Warto wiedzieć więcej o tej klauzuli dotyczącej dokumentów wydanych w Polsce, a potrzebnych za granicą – zapraszam do dalszej lektury.

tekst: Aleksandra Białowska

Wstęp

To jak wiadro zimnej wody, bo kto o tym myśli?

Dokument wydany przez polski urząd może zostać nieuznany za granicą?

Niestety tak.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, gdzie uznaje się klauzulę apostille, zajrzyj tutaj.

Dlaczego i kiedy musisz opatrzyć dokumenty klauzulą apostille?

Powody mogą być różne, np. zawarcie małżeństwa, praca lub nawiązanie współpracy biznesowej. Przede wszystkim związane to będzie z dokonaniem czynności prawnej za granicą.

Przykładowymi dokumentami, które wymagają apostille, są m.in.:

  • akty stanu cywilnego;
  • dokumenty dot. kwalifikacji w zawodach medycznych;
  • dokumenty handlowe;
  • dokumenty notarialne;
  • dokumenty sądowe;
  • dokumenty wydawane przez uczelnie wyższe, szkoły artystyczne;
  • dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydawane przez PAN i instytuty naukowe;
  • dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze;
  • odpisy z CEIDG;
  • odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS);
  • świadectwa szkolne, świadectwa dojrzałości, dyplomy i zaświadczenia, wydawane przez okręgowe komisje egzaminacyjne;
  • tłumaczenia przysięgłe czy
  • zaświadczenia o niekaralności.

UWAGA: Państwa Unii Europejskiej nie wymagają opatrzenia tą klauzulą niektórych dokumentów, np. obywatelstwa, urodzenia, dotyczące imienia i nazwiska, przysposobienia, małżeństwa, rozwodu czy zgonu.

Procedura uzyskania apostille

Ministerstwo Spraw Zagranicznych (dalej jako: MSZ) nadaje apostille polskim dokumentom.

UWAGA: Należy jednak zwrócić uwagę, że niekiedy to inne urzędy nadają klauzulę, np. Ministerstwo Edukacji Narodowej czy Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego (przy dokumentach dotyczących oświaty).

Wniosek o nadanie apostille możesz załatwić osobiście bądź wysłać list na adres MSZ.

Adres urzędu (korespondencyjnie):  

Referat ds. Legalizacji

Ministerstwo Spraw Zagranicznych

al. Szucha 21, ​​​00-580 Warszawa

Praktyczna rada: Zawsze bezpieczniej wysyłać listy polecone do urzędów 😉

Trzy przykłady będące wyjątkami od reguły:

  1. Dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze wymagają wcześniejszego poświadczenia przez Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie.
  2. Dokumenty sądowe natomiast mogą wymagać poświadczenia z sądu okręgowego, przed wysłaniem do MSZ.
  3. Niekiedy nawet MSZ jest niewłaściwy dla tej procedury, lecz… zagraniczny urząd. Tutaj dowiesz się więcej na ten temat.

Pamiętaj o opłacie, a dokładnie o 60 złotych na jeden dokument.

Wpłatę dokonasz w Kasie Urzędu m.st. Warszawie (ul. Nowogrodzka 43), placówce pocztowej bądź przelewem. Aktualnie nie ma możliwości dokonania opłaty skarbowej w urzędzie.

Dane do przelewu:

Odbiorca: Centrum Obsługi Podatnika

Numer rachunku: 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070

Tytułem: Opłata skarbowa za wydanie apostille

Dla płatności z zagranicy:

SWIFT CODE: CITIPLPX

IBAN: PL21 1030 1508 0000 0005 5000 0070

Tytułem: Opłata skarbowa za wydanie apostille

Potwierdzenie uiszczenia zapłaty (przelewem) należy załączyć do wniosku.

Na koniec należy po prostu… oczekiwać na nadanie klauzuli apostille ☺

O autorce: 

Studentka IV roku prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego, członek zwyczajny Europejskiego Stowarzyszenia Studentów Prawa (ELSA). W szczególności interesuje się prawem podatkowym i ochroną praw człowieka. Chętnie rozwija swoje umiejętności i wiedzę przez pisanie.

Zdjęcie: unsplash.com